Si votre entreprise fait face pour la première fois à 100% de son effectif en télétravail, voici quelques outils digitaux pour la plupart gratuit qui aideront vos équipes misent en quarantaine à rester connectées et pour assurer leur sécurité ainsi que celle de leurs clients. Il existe un pléthore d’outils qui permettent aux employés de travailler à distance tout en collaborant entre eux. NBS Consulting a sélectionné les meilleurs pour vous.
Outils de Messageries instantanées
Comme cité sur notre blog "5 astuces pour réussir son télétravail et bien s'organiser en période de pandémie du coronavirus", assurez-vous de communiquer fréquemment avec vos collègues sur les plateformes de messagerie de votre choix en vous mettant d'accord sur les différents outils à utiliser. En effet, discuter avec des gens, contribue à soulager les sentiments d'isolement, et de prendre de vos nouvelles respectives.
Les messageries instantanées (comme Hangouts, Whatsapp) permettent une communication fluide, efficace et transparente entre les collaborateurs et l'ensemble de l'entreprise tout au long de la journée de travail.
Outils de Vidéo-Conférence
Favoriser les réunions en ligne entre plusieurs personnes utilisant à la fois la vidéo et l'audio. L'outil "Hangouts Meet" dispose de plusieurs fonctionnalités, vous permettant d'interagir avec vos collaborateurs, partager vos écrans respectifs ou encore présenter vos différents produits et services. Cet outil est procurateur de lien social, tous les participants à la visioconférence peuvent voir leurs expressions, gestes et réagir en temps réel comme si vous étiez au bureau. L'avantage majeur d'un appel vidéo, est sa contribution à alléger le sentiment de travailler seul en étant à distance.
Outils de stockage en ligne
L' un des inconvénients du télétravail est le manque d'accès aux serveurs internes de votre entreprise. Heureusement, il existe de nombreuses solutions de stockages en ligne, basées sur le cloud, indispensables pour les petites et moyennes organisations. L'outil de stockage le plus répandu et le plus efficace grâce à ses fonctionnalités et avantages, est Google Drive. Il fournit une sauvegarde, signifiant que tous vos fichiers, documents complets, sont en sécurité même en cas de panne de votre ordinateur ou autres catastrophes. Cet outil assure aux membres de vos équipes un accès ininterrompu aux documents importants (Google Docs), feuilles de calcul (Google Sheets), présentations (Google Slides), photos, vidéos et plus encore grâce aux autorisations de partage et de modification. Vous pouvez également laisser des commentaires et interagir en temps réel depuis n'importe quel appareil (smartphone, tablette et ordinateur).
Outils de collaboration
Rendez la discussion et la collaboration plus facile en transformation la productivité de vos équipes avec l’outil Quip de Salesforce. Quip est le meilleur moyen de collaborer en temps réel , il facilite la création, la discussion et l'exécution des notes d’opportunité, des flux de transactions et bien plus…L’outil synchronise les discussions, les documents et feuilles de calcul pour permettre aux équipes de travailler de façon efficace, tout en étant réparties, et sur n’importe quel appareil(téléphone, tablette, ordinateur).
Outils de gestion de projet
Il existe de nombreux outils de gestion de projet mais Trello se démarque par sa simplicité qui fait sa plus grande force. En effet, il s'agit d'un outil essentiel utilisé par des millions de personnes dans le monde notamment pour l'organisation et la gestion des workflows de projet. Considéré tel un tableau blanc avec des post-it notes en couleur qui peuvent être déplacés, représentants les tâches attribuées à chacun et, visibles en un coup d’œil selon leurs avancements.
Tous les outils digitaux ci-dessus ont un objectif commun, qui est celui de vous faciliter la communication et la collaboration entre vous de façon transparente, et maximiser ainsi votre productivité. Ces outils sont importants pour chaque entreprise, car ils représentent une unique connexion à laquelle les membres des équipes dispersées doivent se fier. A vous de choisir, ceux qui vous paraissent les plus utiles.
En ce contexte de pandémie du COVID-19, n'oubliez pas de sauver des vies en restant chez vous en toute sécurité et en bonne santé. Respectez également les mesures de prévention:
- Se laver les mains très fréquemment en utilisant du savon ou du gel antiseptique.
- Eviter les contacts rapprochés et de se serrer les mains.
- Utiliser des mouchoirs en papier à usage unique.
- Tousser et/ou éternuer dans votre coude, éviter de vous toucher le visage avec les mains.
En espérant que cet article vous a donné certaines idées d'outils qui peuvent aider vos équipes à gagner en productivité, en efficacité et surtout à se souder à distance durant cette période de confinement.
Par ailleurs, nous serions ravis que vous partagiez avec nous, vos outils favoris, les plus utiles, en commentaires sur nos réseaux sociaux:
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